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La fonctionnalité de renouvellement de bail est utile dans les immeubles où les résidents doivent signer un nouveau bail chaque année afin de continuer à y vivre. Cette fonctionnalité extrait les offres de bail de Yardi et les affiche aux résidents quelque temps avant la fin du bail actuel. Le résident peut alors choisir l'une des offres ou informer le gestionnaire de la propriété qu'il souhaite déménager à la place.

Le principal objectif de cette fonctionnalité est de communiquer au résident que les offres de renouvellement sont disponibles, et d'amener le résident à en choisir une, ou d'informer la direction d'un déménagement à venir. Dans tous les cas, il doit être clair quelle est l'intention du résident, bien avant la date de fin du bail.

Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans les immeubles qui n'utilisent pas Yardi, car les offres de renouvellement de bail ne peuvent être configurées que du côté de Yardi.

Pour commencer, l'utilisateur 1VALET dans Yardi doit avoir un accès lecture/écriture aux offres de bail et un accès en lecture aux charges de bail. Après cela, la fonctionnalité peut être activée dans le portail 1CONNECT.

De plus, les offres de bail et leurs modifications correspondantes doivent être configurées à l'avance dans Yardi pour les résidents éligibles.

Le bouton de basculement pour cette fonctionnalité se trouve en naviguant vers Suites et en appuyant sur le bouton Paramètres de bail. Là, la fonctionnalité peut être activée et configurée.

Une section optionnelle de rabais pour les premiers répondants permet d'afficher un rabais aux résidents qui acceptent rapidement l'offre de bail. Le pourcentage et la durée du rabais peuvent être spécifiés ici. Veuillez noter que lorsqu'un résident accepte une offre avec un rabais pour les premiers répondants actif, 1VALET envoie un courriel pour informer la personne responsable de l'entrée de ce rabais dans Yardi. Une adresse e-mail pour le destinataire peut également être saisie ici.

Enfin, la période de renouvellement de bail peut être configurée ici. Par exemple, entrer "100" ici signifie que 100 jours avant la date de fin du bail, nous vérifions avec Yardi si des offres de renouvellement sont disponibles pour ce bail. Si oui - les offres de bail sont importées dans 1VALET, le résident principal reçoit une notification push et un e-mail (si le résident a un e-mail dans le dossier).

Veuillez vous assurer que les offres existent dans Yardi et sont en statut "Approuvé" pour les résidents éligibles à cette date. Si les offres ne sont toujours pas configurées au moment où la période de rabais pour les premiers répondants se termine, le résident ne verra pas du tout l'option de rabais pour les premiers répondants.

Une fois que le résident choisit une offre, celle-ci est sélectionnée dans Yardi. Si l'offre comporte un rabais pour les premiers répondants, un courriel avec les détails du rabais est également envoyé à l'adresse spécifiée dans les paramètres. Le reste du processus se déroule en dehors de 1VALET - travaillant avec le résident pour signer les documents de bail, collectant les paiements en suspens, et ainsi de suite.

Enfin, voici quelques captures d'écran des renouvellements de bail dans l'application 1VALET.

Le texte défile automatiquement pour permettre au résident de le lire en entier.

Une fois que "Plus d'infos" est cliqué, l'utilisateur est redirigé vers une liste d'offres. Chaque offre affiche les informations comme récupérées de Yardi. Le rabais pour les premiers répondants est appliqué à la première charge. Si l'offre a une durée flexible - le résident est en mesure de sélectionner le nombre de mois à partir de la plage disponible.

Une fois qu'une offre est sélectionnée, elle est mise à jour dans Yardi avec le statut "Sélectionnée". Toutes les autres offres pour ce résident deviennent "Inactives". Veuillez noter qu'il ne nous est pas possible de mettre à jour automatiquement le montant du loyer de l'unité dans Yardi. À la place, un courriel est envoyé, conseillant que le résident a fait la sélection pendant la période de rabais pour les premiers répondants.

Alternativement, le résident peut faire défiler toutes les offres et choisir de notifier le personnel d'une non-renouvellement. Cela permet au résident de soumettre une nouvelle Conversation. Si cette option est utilisée, la conversation portera une étiquette "Renouvellement de bail" dans le portail 1CONNECT. Ou le résident peut choisir de discuter avec un agent de location, ce qui ouvre également une nouvelle Conversation mais avec une étiquette "Générale". Veuillez noter que les offres seront visibles dans l'application 1VALET jusqu'à ce qu'elles soient désactivées dans Yardi, ce qui donne l'occasion de modifier les termes de l'offre pour essayer de convaincre le résident de rester.

Si vous avez des questions ou avez besoin de plus de précisions, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support client à support@1valet.com.

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