Que se passe-t-il lorsque vous modifiez un événement?
Vous pouvez modifier des événements en tout temps, même après que des résidents ont répondu ou effectué une réservation.
Cependant, selon ce que vous changez, vos modifications peuvent :
Ne pas avoir d’incidence sur les réservations existantes
Mettre à jour les détails de l’événement pour les résidents
Aviser les résidents des changements
Annuler des réservations existantes
Comprendre ces différences vous aidera à éviter des perturbations involontaires.
Types de changements et leur incidence
1. Changements qui N’AFFECTENT PAS les réservations
Ces mises à jour sont sécuritaires et n’auront aucune incidence sur les réservations ou les réponses des résidents.
Exemples :
Nom de l’événement
Description
Images
Documents
Limites de réservation (p. ex., la période d’anticipation maximale pour effectuer une réservation)
Autoriser le paiement en personne
Paramètres liés à la comptabilité
Ce qui se passe :
Aucune réservation n’est annulée
Aucune notification n’est envoyée aux résidents
2. Changements qui mettent à jour les détails de l’événement (sans annulation, sans notification)
Ces modifications mettent à jour l’information pour les résidents qui ont déjà réservé ou répondu.
Exemples :
Emplacement de l’événement
Espace d’agrément associé
Paramètres d’accès (porte)
Documents ou politiques de l’événement
Ce qui se passe :
Les réservations sont maintenues
Les détails mis à jour s’appliquent aux réservations à venir
Dans certains cas, les résidents peuvent être avisés (p. ex., changements d’emplacement ou de politique)
3. Changements qui avisent les résidents sans annuler les réservations
Certaines modifications déclenchent des notifications, car elles influent sur l’expérience de l’événement.
Exemples :
Modification de la date ou de l’heure de l’événement
Modification de l’emplacement de l’événement
Mise à jour des politiques de l’événement
Ce qui se passe :
Les réservations ne sont pas annulées
Les résidents ayant une réservation ou ayant répondu sont avisés du changement
4. Changements qui peuvent annuler des réservations
Ce sont les plus importants à comprendre. Certains changements peuvent rendre des réservations existantes invalides.
Avant l’enregistrement, une fenêtre de confirmation s’affichera si des réservations peuvent être touchées.
Exemples :
Modification des exigences de réservation
Passer de réservation obligatoire → aucune réservation requise
→ Toutes les réservations seront annulées
En savoir plus :
Que fait le paramètre « Exiger une réservation pour participer »?
Restriction du public
Si certains résidents ne répondent plus aux critères du public cible
Vous pourrez :
Annuler les réservations touchées
Ou les conserver
En savoir plus :
Comment puis-je limiter qui peut voir un événement dans le calendrier des résidents et y répondre?
Réduction de la capacité ou durcissement des règles
Réduire la capacité en deçà des réservations actuelles
Réduire le nombre d’invités autorisés par réservation
Il vous sera demandé de :
Examiner les réservations touchées
Les annuler ou les conserver
Modification des frais ou des règles d’annulation
Ajouter ou modifier des frais
Modifier les délais d’annulation
Si des réservations sont touchées :
Il vous sera demandé de les examiner et, au besoin, de les annuler
Un message destiné aux résidents est requis en cas d’annulation
En savoir plus :
Comment fonctionnent les paiements pour les événements?
Modification de la portée par immeuble ou du public (communautés comprenant plusieurs immeubles)
Si des résidents ne font plus partie du public de l’événement
Il vous sera demandé de :
Annuler ou conserver les réservations touchées
5. Modifications à l’horaire (cas particulier)
La modification de la date ou de l’heure d’un événement présente un comportement particulier.
Ce qui se passe :
Les réservations sont généralement conservées
Les résidents sont avisés
Cependant :
Si la nouvelle heure entre en conflit avec des réservations associées à un espace d’agrément que vous avez ajouté à votre événement, des réservations pourraient devoir être annulées.
Modification des événements récurrents
Si votre événement fait partie d’une série récurrente, vous pouvez choisir comment appliquer vos changements.
Il vous sera demandé de choisir :
Cet événement seulement
Cet événement et les événements à venir
Cela vous permet d’ajuster une seule occurrence sans affecter toute la série.
Dépublication d’un événement
Si vous dépubliez un événement :
L’événement n’est plus visible pour les résidents
Les résidents ne peuvent pas effectuer de nouvelles réservations
Les réservations existantes demeurent visibles pour les résidents
Points clés à retenir
La plupart des modifications n’annulent pas les réservations
Vous serez toujours averti avant l’annulation de réservations
Si des réservations sont annulées, vous devez aviser les résidents touchés
Les modifications aux règles, au public ou aux paiements sont les plus susceptibles de causer des problèmes