Que permet l’ajout d’une installation?
Ajouter une installation à un événement lie l’événement à un espace physique dans votre immeuble.
Cela permet de garder l’horaire des événements et le calendrier de réservation des installations synchronisés, de sorte que vous n’ayez pas à gérer les deux séparément.
Que se passe-t-il lorsque vous ajoutez une installation?
Lorsqu’une installation est liée à un événement :
1. L’installation est automatiquement réservée
L’installation est bloquée pour toute la durée de l’événement
Les résidents ne peuvent pas réserver l’espace pendant cette période
Vous n’avez pas à bloquer manuellement l’espace
Dans le calendrier des installations, cela s’affichera comme suit :
Bloqué pour événement
2. Les réservations existantes peuvent être touchées
S’il y a déjà des réservations d’installation pendant la même période :
Un avertissement s’affichera avant la création de l’événement
Vous verrez combien de réservations sont en conflit
Vous devrez confirmer les annulations
Si vous poursuivez :
Les réservations en conflit seront annulées
Un message doit être envoyé aux résidents concernés
La logique de remboursement (le cas échéant) suivra les règles standard de réservation
3. Les paramètres de l’événement sont préremplis
Certains paramètres de l’événement utiliseront automatiquement les valeurs de l’installation :
Capacité → par défaut, correspond à la capacité de l’installation
Accès (portes) → par défaut, correspond aux paramètres d’accès de l’installation
Vous pouvez toujours modifier ces paramètres pour l’événement au besoin.
4. Visibilité dans l’ensemble de la plateforme
Le lien entre l’événement et l’installation est visible aux deux endroits :
Dans le calendrier des installations, la plage horaire sera indiquée comme bloquée pour l’événement
Le personnel peut ouvrir le panneau de réservation et sélectionner Afficher l’événement pour accéder directement à l’événement
Pourquoi utiliser cette fonctionnalité?
Lier une installation à un événement vous aide à :
Éviter la double réservation des espaces
Gagner du temps en évitant de bloquer manuellement les installations
Maintenir des horaires cohérents sur l’ensemble de la plateforme
Veiller à ce que les paramètres d’accès soient harmonisés avec l’événement
Quand devriez-vous ajouter une installation?
Utilisez ceci lorsque :
Votre événement a lieu dans un espace réservable (p. ex., salle de réception, gymnase, théâtre)
Vous souhaitez empêcher d’autres réservations pendant l’événement
Vous souhaitez que le contrôle d’accès soit lié à cet espace
N’utilisez pas ceci lorsque :
L’événement ne nécessite pas d’espace physique précis
Notes importantes
Une seule installation peut être liée à un événement
La modification de l’horaire de l’événement peut avoir une incidence sur la disponibilité de l’installation
Les conflits avec les réservations existantes doivent être résolus avant l’enregistrement