Premiers pas avec les Événements
Les événements dans 1VALET vous permettent d’organiser des activités, de partager de l’information et de gérer la participation au sein de votre immeuble. Cela inclut tout, des rencontres sociales et réunions aux avis importants.
Ce guide vous aidera à comprendre le fonctionnement des Événements et à savoir à quoi vous attendre avant de créer votre premier.
À quoi servent les Événements
Les événements peuvent servir à :
Organiser des activités communautaires ou sociales
Organiser des réunions avec des résidents précis
Diffuser des mises à jour ou des avis concernant l’immeuble
Gérer les réservations et la présence
Contrôler l’accès aux espaces d’événement (si activé)
Créer un événement
La création d’un événement dans 1VALET se fait au moyen d’une série d’étapes guidées. Chaque étape vous permet de définir l’apparence de votre événement, qui peut le voir et comment les résidents peuvent interagir avec celui-ci.
Cet article offre un aperçu de chaque étape afin que vous compreniez la structure des événements avant d’en créer un.
Étape 1 : Détails
C’est ici que vous définissez les informations de base de votre événement.
Vous définirez :
Type d’événement
Catégorie d’événement
Nom et description de l’événement
Lieu
Commodité associée (s’il y a lieu)
Le type d’événement choisi aura une incidence sur les options offertes aux étapes ultérieures.
En savoir plus :
Étape 2 : Horaire
Cette étape définit le moment où a lieu votre événement.
Vous pouvez :
Définir une date et une heure uniques
Créer un horaire récurrent pour les événements récurrents
Étape 3 : Médias et fichiers
Ajoutez du contenu d’accompagnement à votre événement.
Cela peut inclure :
Des images (pour la présentation visuelle)
Des fichiers (p. ex., ordres du jour, affiches, documents)
Des politiques qui s’appliquent à l’événement
Les politiques sont sélectionnées à partir de votre liste existante de politiques d’événement.
En savoir plus :
Étape 4 : Préférences d’accès
Si votre immeuble utilise le contrôle d’accès, vous pouvez définir comment les résidents accèdent à l’espace de l’événement.
Vous pouvez :
Attribuer des portes à l’événement
Définir le moment où l’accès est accordé
Déterminer qui reçoit l’accès (p. ex., seulement les participants)
Cette étape ne s’applique pas aux événements de type Avis.
En savoir plus :
Étape 5 : Frais
Cette étape apparaît uniquement si les paiements sont activés.
Vous pouvez configurer :
Les frais de réservation
Les dépôts de garantie
Les dates limites d’annulation
En savoir plus :
Étape 6 : Public
Choisissez qui peut voir l’événement.
Les options comprennent :
Tous les résidents
Résidents sélectionnés
En sélectionnant un public précis, vous pouvez filtrer selon :
Type de résident (condos seulement)
Résidents individuels
Étiquettes de résidents
Immeuble (pour les communautés à plusieurs immeubles)
En savoir plus :
Étape 7 : Règles d’utilisation et conditions
Cette étape contrôle la façon dont les résidents interagissent avec votre événement.
Pour les Événements communautaires, vous pouvez :
Exiger une réservation pour participer
Définir la capacité de l’événement
Exiger l’approbation du personnel pour les réservations
Exiger les renseignements sur les invités
Configurer les notifications au personnel pour les réservations et les annulations
Définir des limites de réservation (p. ex., combien de temps à l’avance les résidents peuvent réserver, limites par réservation)
En savoir plus :
Publication de votre événement
Une fois toutes les étapes terminées, vous pouvez publier votre événement.
Les événements ne sont pas visibles des résidents tant qu’ils ne sont pas publiés
Vous pouvez enregistrer votre progression et publier plus tard
En savoir plus :
Ce qui se passe ensuite
Après la publication :
Les résidents peuvent voir l’événement dans leur calendrier sur l’application pour résidents
Ils peuvent réserver, répondre ou consulter les détails selon le type d’événement
Le personnel peut gérer la participation et suivre l’activité
En savoir plus :